Com preparar una reunió híbrida o una presentació en una sala llogada

En una reunió híbrida, el que es trenca gairebé mai és la imatge. És el so: els que són a la sala se senten entre ells i donen per fet que els de casa també els senten. No és així.

Aquesta és la llista curta del que convé resoldre abans, ordenada per probabilitat que t’arruïni els primers vint minuts.

1. L’àudio, que és el problema de debò

El micròfon integrat del portàtil cobreix bé una persona asseguda al davant. A partir de tres o quatre al voltant d’una taula, els de casa senten una conversa llunyana amb ressò.

La solució barata i fiable és un altaveu amb micròfon omnidireccional, USB o Bluetooth, col·locat al mig de la taula. Costa força menys que una hora de sala i serveix per sempre.

Si no en tens: que parli només qui sigui a prop del portàtil, o que cada persona de la sala es connecti amb el seu propi portàtil amb el micròfon i l’altaveu apagats excepte quan li toqui parlar. Si dos micròfons oberts són a la mateixa habitació, l’acoblament és immediat.

2. L’adaptador de vídeo

És la causa número u de començar tard. Pregunta a l’espai quin cable hi ha —l’habitual és HDMI— i porta el teu propi adaptador, encara que et diguin que allà n’hi ha un. Els portàtils recents solen necessitar USB-C a HDMI.

Un consell pràctic: fes la prova de connexió el dia abans amb el mateix portàtil que portaràs, no amb un altre de l’oficina.

3. La disposició de la sala

En una reunió híbrida hi ha una càmera. Pensa on va abans d’asseure la gent:

• Si la càmera és la del portàtil, posa’l en un extrem de la taula, no al mig.
• Evita asseure algú a contrallum davant d’una finestra; a la pantalla serà una silueta.
• Si projectaràs i faràs videotrucada alhora, necessites dues pantalles: el projector per al contingut i el portàtil per a les cares.

4. El wifi

Pregunta si és wifi obert o amb contrasenya, i demana la contrasenya abans d’arribar. Una videotrucada amb vídeo per a una persona necessita poc; el problema apareix quan vuit persones de la sala es connecten alhora a la mateixa trucada. Si podeu, que només un equip porti el vídeo i l’àudio.

5. Els endolls

Una reunió de tres hores amb el portàtil projectant es menja la bateria. Localitza les preses abans de repartir els llocs.

Checklist de 10 minuts en arribar

1. Connectar el portàtil al projector i veure la imatge.
2. Connectar l’altaveu i fer una trucada de prova amb algú.
3. Comprovar que se sent des de l’altre extrem de la taula.
4. Endollar el portàtil.
5. Deixar la contrasenya del wifi escrita a la pissarra.

Deu minuts abans, no cinc. La diferència entre una reunió híbrida que funciona i una que no sol ser aquí.

La nostra sala gran

A WorkSpace.Cat, la sala de 40 m² té dues zones: una de presentació amb 30 cadires amb tauleta i una de treball amb sis cadires i taules. Inclou projector 4K, cablejat HDMI, pissarra blanca de 2 m, wifi i aire condicionat.

No inclou micròfon ni altaveu: per a una videotrucada amb diverses persones a la sala, porta el teu altaveu amb micròfon. Preferim dir-ho abans que reservis.

La tarifa és de 12 €/h més 2 € per persona, un càrrec únic. Sense IVA, amb un mínim de 20 € per reserva. Som a l’Avinguda de Mistral 40, a 5 minuts de la Plaça d’Espanya. Si vols venir abans a provar la connexió, digues-nos-ho en reservar i t’obrim amb marge.